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Vers des réunions utiles et légères…

(Chronique parue dans La Gazette de Montpellier en juillet 2016)

Façon liste de rentrée, quelques astuces pour transformer nos réunions, à méditer cet été.

- Transmettre à tous entre 5 jours, et 48h à l'avance, une proposition d'ordre du jour, idéalement rédigée sur un document partagé en ligne afin que chacun-e puisse y apporter ses amendements (dans un délai à préciser), et pour éviter les versions différentes captives dans les boîtes courriel.

Inviter les participant-es à qualifier au mieux les sujets portés.

Par exemple, préciser si le sujet invite à une information, et/ou une consultation et/ou une décision, en indiquant la ou les initiale-s concernée-s (I pour Information, C, D).

- Indiquer les propositions d'heure de début et de fin de la rencontre et le nom des participant-es.

- Partager éventuellement, à la date limite, la version stabilisée.

- Favoriser le plus souvent possible une disposition en cercle régulier, où chacun-e voit les autres, sur un pied d'égalité, idéalement sans table au centre. Les liens et la présence en sont soutenus.

- Inviter chacun-e à déconnecter son téléphone et son ordinateur.

- Proposer un tour d'ouverture où chacun-e exprime rapidement pour cette réunion : "Comment je me sens ? Quelle est mon intention ?".

Cela donne une photographie authentique des énergies présentes : calme, stress, fatigue, tension, joie, disponibilité, etc. et les moyens avec lesquels la rencontre va pouvoir se tenir.

- Choisir un-e secrétaire de séance, et un-e animateur-trice qui proposera des processus pour aborder les différents sujets et veillera au temps (un-e gardien-ne du temps peut également être choisi-e, il-elle pourra indiquer l'heure toutes les 15 minutes par exemple.)

- Vérifier la durée de la rencontre

- Afficher la proposition d'ordre du jour et le valider avec tous.

(tout cela doit prendre 5 à 10 minutes au maximum).

- Une option aidante et ludique, peut être que chacun-e appose des gommettes colorées (nombre à définir d'après la durée, le nombre de participant-es, le nombre de sujets) sur les sujets qui lui paraissent importants et urgents. Et d'aborder ces sujets dans l'ordre indiqué par les gommettes. Sous une apparence enfantine se cache un élan authentique et vivant.

• Le-la secrétaire de séance peut prendre des notes directement dans le document partagé d'ordre du jour si une connexion internet est disponible.

• L'animateur-trice propose pour chaque sujet des modes de prise de parole qu'il estime adaptés : tour de cercle, (chacun-e se sent sécurisé dans sa place), ou parole au centre pour des discussions plus libres, etc.

• L'animateur-trice invite chaque apporteur de sujet à partager à son tour le contenu de son sujet, et conduit l'échange avec tous sur ce sujet.

• Le groupe se donne toutes les chances que les décisions soient mues par la sagesse et non par les egos si chacun-e demeure attentif à ce qui est dit, afin de compléter, sans retirer.

C'est "l'écoute du centre".

"Parler au centre" apporte beaucoup aussi : cela signifie simplement parler à tous, pour ne pas polariser l'énergie entre quelques-un-e-s.

L'égo peut paniquer un peu, c'est normal !

Enfin, être relié à ce qui se passe pour soi intérieurement (confiance, perplexité, agacement…), afin de gérer déjà en silence et laisser émerger une demande claire (différente d'une exigence) ou une proposition.

• Clôturer la réunion par un tour de cercle "Comment je me sens, avec quoi je repars".

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